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データ入力業務の外部委託

膨大な資料を電子化する方法は何種類かあります。単純な電子化ならスキャナーを利用するのが一般的です。文書資料を電子化するにはOCRの利用あるいは手で入力する方法があります。OCRの場合、元原稿の状態により精度にばらつきが発生する可能性があります。また図表などが使われている場合もあります。このように、データ入力は非常に手間と時間がかかることから、外部にアウトソーシングすることが一般化しています。多くの専門業者がデータ入力サービスを提供しています。かつては、紙媒体を手渡し、データ入力業者がワープロに入力したのち、フロッピーディスクなどに保存したものが納品されていました。現在は、個人情報や機密情報の取扱が極めて重要になっているため、電子化されたデータの取扱が最も大切なポイントになっています。

アウトソーシングの際のポイント

データ入力業務のアウトソーシングは時代の要請であり、また合理的な方法です。したがって、そのこと自体に問題はありません。しかし、上述したように、個人情報などの外部流出が社会問題化している昨今、電子化された情報やデータの厳しい管理が求められています。データ入力後の電子ファイルに何らかのロックを掛けることで、第三者への漏えいを防ぐ手立てを講じることも対策の一つです。また、データ入力から電子化された情報のやり取りに至る各段階でヒューマンエラーを防止するための施策も必要です。一般的に指摘されるように、情報のセキュリティー管理が厳密に行われているデータ入力業者を選択することが最も大事なポイントだと言えます。

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